Päivitetty 4.10.2026. Alkuperäinen julkaisupäivä 15.2.2023.

 

1 Selosteen tarkoitus ja soveltamisala

Tässä selosteessa kerrotaan, miten ANNU Group Oy käsittelee asiakkaiden, palveluista kiinnostuneiden henkilöiden, huoltajien, läheisten ja yhteistyökumppanien yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Seloste kattaa myös palautteisiin ja haitta- ja vaaratapahtumailmoituksiin sisältyvät henkilötiedot sekä SharePointissa säilytettävät työntekijöiden työsopimukset ja työ- ja tutkintotodistukset.

Henkilötietoja käsitellään EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja soveltuvan Suomen lainsäädännön mukaisesti. Tämä seloste kattaa verkkosivuston yhteydenottolomakkeen tiedot. Evästeet ja mahdollinen verkkosivuanalytiikka eivät kuulu tämän selosteen soveltamisalaan. Seloste kattaa myös Hailerissa käsiteltävät työhakemukset. Muun henkilöstö- ja palkkahallinnon käsittely kuvataan erikseen.

 

2 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

ANNU Group Oy
Y-tunnus 3345108-6
Melkonkatu 15 LT 2, 00210 Helsinki
Sähköposti info@annu.fi

Tietosuojavastaava
Iida Laaksonen
Sähköposti iida@annu.fi
Puhelin 044 784 4033

Kun asiakas tekee palvelusopimuksen suoraan ANNU Group Oy:n kanssa, ANNU toimii asiakastietojen rekisterinpitäjänä. Hyvinvointialueen tai muun palvelunjärjestäjän lukuun tuotettavissa palveluissa asiakastietojen rekisterinpitäjä on palvelunjärjestäjä ja ANNU käsittelee tietoja sen lukuun. ANNU vastaa omalta osaltaan asianmukaisesta kirjaamisesta, käyttöoikeuksista ja käsittelyn valvonnasta. Asiakkaan oikeudet toteutetaan yhteistyössä rekisterinpitäjän kanssa.

ANNU toimii rekisterinpitäjänä omassa rekrytoinnissa sekä yhteydenottojen ja yhteistyösuhteiden hallinnassa sekä työnantajana käsittelemissään työsopimus- ja todistustiedoissa. Palautteiden ja tapahtumailmoitusten rekisterinpitäjyys määräytyy käsittelyn tarkoituksen ja palvelun järjestämistavan mukaan.

 

3 Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Palvelutiedusteluja ja yhteydenottopyyntöjä käsitellään yhteydenottoon vastaamiseksi ja asiakkaan pyytämien sopimusta edeltävien toimien toteuttamiseksi. Oikeusperuste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta. Yhteistyökumppanien yhteyshenkilötietojen käsittely perustuu ANNU:n oikeutettuun etuun ylläpitää yhteistyötä ja hoitaa palveluihin liittyvää yhteydenpitoa (6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Asiakastietoja käsitellään palvelun suunnitteluun, toteuttamiseen ja seurantaan, asiakasviestintään, laskutukseen sekä lakisääteiseen kirjaamiseen ja arkistointiin. Käsittely perustuu soveltuvin osin sopimukseen ja lakisääteiseen velvoitteeseen (6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdat). Palvelunjärjestäjän lukuun toimittaessa noudatetaan sen määrittämiä oikeusperusteita ja lainmukaisia ohjeita. Sosiaalihuollon toteuttamiseen välttämättömien erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen käsittely perustuu lisäksi 9 artiklan 2 kohdan h alakohtaan ja kansalliseen lainsäädäntöön.

Palautteita sekä haitta- ja vaaratapahtumailmoituksia käsitellään palvelujen laadun ja turvallisuuden varmistamiseksi, tapahtumien selvittämiseksi ja lakisääteisen omavalvonnan toteuttamiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Muuta palvelun kehittämiseen liittyvää palautetta käsitellään ANNU:n oikeutetun edun perusteella (6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Terveys- ja sosiaalihuollon tietoja käsitellään vain tarpeellisessa laajuudessa ja soveltuvan erityisen käsittelyperusteen nojalla.

Työsopimuksia ja työ- ja tutkintotodistuksia käsitellään työsuhteen hoitamiseksi sekä työnantajan lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi (6 artiklan 1 kohdan b ja c alakohdat).

Suostumusta edellyttävä sähköinen suoramarkkinointi perustuu suostumukseen (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa. Asiakaskirjauksia ja arkaluonteisia asiakastietoja ei käytetä markkinoinnin kohdentamiseen.

 

4 Käsiteltävät henkilötiedot

Työhakemuksia käsitellään hakijan soveltuvuuden arviointiin, yhteydenpitoon ja työsopimuksen valmisteluun. Käsittely perustuu hakijan pyytämiin sopimusta edeltäviin toimiin (6 artiklan 1 kohdan b alakohta) sekä soveltuviin työnantajan lakisääteisiin velvoitteisiin (6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Hakemuksissa käsitellään hakijan itse antamia tunniste- ja yhteystietoja, koulutusta, työkokemusta ja muita haettavan tehtävän kannalta välittömästi tarpeellisia tietoja. Työnhakija täyttää hakemuksen itse Hailerissa.

Asiakastietoihin voivat kuulua nimi, henkilötunnus silloin kun se on tarpeellinen, yhteystiedot, huoltajan tai laillisen edustajan tiedot, asiakkaan nimeämät yhteyshenkilöt, palvelupäätökset ja sopimukset, palvelutarpeen ja palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömät tiedot, asiakaskirjaukset, laskutustiedot sekä tietojen luovuttamista koskevat tiedot.

Palvelutiedusteluissa käsitellään yhteydenottajan nimeä, yhteystietoja ja tiedustelun sisältöä. Palautteissa ja tapahtumailmoituksissa voidaan käsitellä ilmoittajan ja tapahtumaan liittyvien henkilöiden tietoja sekä asian selvittämiseksi tarpeellisia tapahtumatietoja. Nimetön palaute ei ole henkilötietoa, ellei henkilöä voi tunnistaa sen sisällöstä.

Työsopimukset ja todistukset sisältävät asiakirjan tarkoituksen edellyttämät henkilön tunnistetiedot, yhteystiedot, työsuhdetiedot ja muut välttämättömät tiedot. Kaikessa käsittelyssä kerätään vain tarkoitukseen tarpeelliset tiedot.

 

5 Tietolähteet ja tietojen antaminen

Tietoja saadaan henkilöltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai lailliselta edustajaltaan sekä palvelunjärjestäjältä. Muilta henkilöiltä, viranomaisilta tai palvelunantajilta tietoja saadaan vain lain sallimalla perusteella. Läheisen antamia tietoja käsitellään vain tarpeellisessa ja lain sallimassa laajuudessa. Työsuhdeasiakirjojen tiedot saadaan työntekijältä ja työsuhteen hoitamisen yhteydessä; todistuksia voidaan saada niiden antajilta lain sallimalla tavalla.

Palvelun toteuttamiseksi ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi välttämättömien tietojen puuttuminen voi estää palvelun toteuttamisen tai työsuhteeseen liittyvän asian hoitamisen. Markkinointisuostumus on vapaaehtoinen. Verkkosivujen yleiselle yhteydenottolomakkeelle ei tule kirjoittaa henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita arkaluonteisia asiakastietoja.

 

6 Käytettävät järjestelmät ja henkilötietojen käsittelijät

DomaCare on asiakastietojärjestelmä. Sosiaalihuollon asiakirjoja tallennetaan Kanta-palveluihin palvelukohtaisen käyttöönoton ja lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti. Asiakirjat tallennetaan oikean rekisterinpitäjän rekisteriin.

Hailerissa käsitellään työhakemuksia, uusia palvelutiedusteluja, haitta- ja vaaratapahtumailmoituksia sekä palautteita. Microsoft SharePointissa säilytetään työsopimuksia ja työ- ja tutkintotodistuksia. Verkkosivusto ja sen yhteydenottolomake toimivat Wix-alustalla.

ANNU:n lukuun henkilötietoja käsitteleviltä järjestelmätoimittajilta ja muilta palveluntarjoajilta edellytetään tietosuoja-asetuksen mukaisia käsittelyehtoja ja ANNU:n lainmukaisten ohjeiden noudattamista. Käsittelyssä voi olla mukana myös toimittajien alikäsittelijöitä. Hailerin käsittelyehtojen ja alikäsittelijöiden tarkentaminen on kesken. Järjestelmätoimittajien omat tietosuojaselosteet eivät korvaa tätä selostetta.

 

7 Tietojen vastaanottajat ja luovutukset

Sosiaalihuollon asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan palvelunjärjestäjälle, Kanta-palveluihin, toimivaltaisille viranomaisille ja muille palvelunantajille vain soveltuvan lainsäädännön ja tarvittavien luovutusedellytysten mukaisesti. Kun rekisterinpitäjä on hyvinvointialue tai muu palvelunjärjestäjä, ANNU noudattaa sen lainmukaisia ohjeita.

Työsuhdeasiakirjojen tietoja voidaan luovuttaa työnantajan velvoitteiden hoitamiseksi niitä tarvitseville hallinnon palveluntarjoajille ja lain edellyttämille viranomaisille. Palautteisiin ja tapahtumailmoituksiin liittyviä tietoja annetaan asian selvittämiseen osallistuville vain tarpeellisessa laajuudessa ja lainmukaisella perusteella.

Alaikäisen tietojen antaminen huoltajalle tai muulle lailliselle edustajalle arvioidaan sosiaalihuollon lainsäädännön mukaisesti huomioiden alaikäisen ikä, kehitystaso, asian laatu ja etu. Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisten suoramarkkinointiin.

 

8 Säilytysajat

Työhakemustiedot poistetaan Hailerista, kun työsopimus on tehty tai on päätetty, ettei hakijaa palkata. Työsuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot säilytetään henkilöstöasiakirjoissa niiden säilytysperiaatteiden mukaisesti. Mahdolliseen jo vireillä olevaan oikeusvaateeseen tai lakisääteiseen velvoitteeseen välttämätön aineisto säilytetään erikseen vain kyseisen perusteen edellyttämän ajan.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjat säilytetään asiakirjatyypin ja soveltuvan lainsäädännön mukaisen säilytysajan. Lakisääteisesti säilytettäviä asiakirjoja ei poisteta pelkästään palvelun päättymisen vuoksi. Palvelunjärjestäjän lukuun syntyneet asiakirjat toimitetaan tai tallennetaan sen rekisteriin sovittua menettelyä noudattaen. ANNU:ssa olevia jäljennöksiä säilytetään vain niin kauan kuin siihen on lainmukainen peruste.

Palvelutiedusteluja, jotka eivät johda asiakkuuteen, säilytetään enintään kuusi kuukautta vastaanottamisesta. Asiakkuuteen johtavat tarpeelliset tiedot käsitellään tämän jälkeen kyseisen palvelun säilytysperiaatteiden mukaisesti.

Tavallisiin palautteisiin sisältyvät henkilötiedot poistetaan viimeistään 12 kuukauden kuluttua asian käsittelyn päättymisestä. Anonyymejä yhteenvetoja voidaan säilyttää palvelujen kehittämistä ja omavalvontaa varten. Haitta- ja vaaratapahtumailmoitusten säilytystarve tarkistetaan vuosittain. Tunnistetiedot poistetaan, kun asian selvitys ja korjaavien toimien seuranta ovat päättyneet, ellei säilyttämiselle ole muuta lainmukaista perustetta, kuten keskeneräisen viranomaisasian tai oikeusvaateen käsittely. Jos ilmoituksen tiedot kuuluvat asiakasasiakirjoihin, sovelletaan asiakasasiakirjojen lakisääteisiä säilytysaikoja ja rekisterinpitäjän lainmukaisia ohjeita.

Työsopimukset ja ANNU:n antamat työtodistukset säilytetään työsuhteen ajan ja 10 vuotta sen päättymisestä työtodistuksen antamista varten. Työtaidon ja käytöksen arviointia koskevat tiedot säilytetään tätä tarkoitusta varten enintään viisi vuotta työsuhteen päättymisestä. Työtodistuksen antamisvelvollisuus ei edellytä kaikkien muiden henkilöstöasiakirjojen säilyttämistä 10 vuotta. Tutkintotodistukset ja aiempien työnantajien työtodistukset säilytetään työsuhteen ajan ja sen päätyttyä vain niin kauan kuin niitä tarvitaan pätevyyden tai työkokemuksen osoittamiseen, lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen tai keskeneräisen asian käsittelyyn. Tiedot poistetaan, kun peruste päättyy. Keskeneräiseen oikeusvaateeseen tai viranomaisasiaan välttämättömiä tietoja voidaan säilyttää asian käsittelyn edellyttämän ajan.

 

9 Tietojen siirrot EU ja ETA alueen ulkopuolelle

DomaCaren toimittajan ilmoituksen mukaan asiakastiedot säilytetään Suomessa sijaitsevilla palvelimilla. Microsoft 365:n ja Wix-verkkosivualustan palveluihin voi sisältyä henkilötietojen käsittelyä EU/ETA-alueen ulkopuolella. Microsoftin palveluihin voi kuulua esimerkiksi ylläpitoon, tietoturvaan ja tukipalveluihin liittyviä siirtoja tai etäkäyttöä. Wix voi käsitellä verkkosivuston ja sen lomakkeiden tietoja muun muassa Israelissa ja Yhdysvalloissa. Näitä tietoja ei tule sekoittaa DomaCaressa säilytettäviin sosiaalihuollon asiakaskirjauksiin.

Microsoftin ja Wixin siirroissa käytetään palveluntarjoajien soveltuvien sopimusehtojen mukaisesti Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja tarvittavia lisäsuojatoimia. Lisätietoja sovellettavista suojatoimista sekä jäljennöksen niistä saa tietosuojavastaavalta. Microsoftin sopimustiedot: https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum. Wixin sopimustiedot: https://www.wix.com/about/privacy-dpa-users.

Hailerin osalta ANNU selvittää palveluntarjoajalta henkilötietojen käsittely- ja säilytysmaat, alikäsittelijät sekä mahdolliset EU/ETA-alueen ulkopuoliset siirrot ja niiden suojatoimet. Näitä tietoja ei ole vielä vahvistettu ANNU:n käytettävissä olevasta sopimusaineistosta. Selostetta täydennetään viipymättä tietojen varmistuttua. Lisätietoja selvityksen tilanteesta saa tietosuojavastaavalta.

 

10 Tietojen suojaaminen

Käyttöoikeudet rajataan työtehtävien ja tarpeen mukaan. Tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joille käsittely kuuluu. Suojauksessa käytetään henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia, käyttöoikeuksien hallintaa ja asianmukaisia teknisiä sekä organisatorisia turvatoimia. Asiakastietojen käyttöä ja luovutuksia seurataan lain edellyttämien lokitietojen avulla.

Henkilöstöä sitovat salassapitovelvollisuus ja tietojen käsittelyä koskevat ohjeet.

 

11 Rekisteröidyn oikeudet ja yhteydenotot

Sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi käsittelystä, pyytää pääsy omiin tietoihisi ja niiden jäljennös sekä pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Lisäksi voit tietosuoja-asetuksen edellytysten täyttyessä pyytää tietojen poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen. Lakisääteinen säilytysvelvollisuus voi estää tietojen poistamisen. Oikeus siirtää tiedot koskee suostumukseen tai sopimukseen perustuvaa automaattista käsittelyä.

Voit vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella ja suoramarkkinointia aina. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa; peruuttaminen ei vaikuta sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen. ANNU ei tee tässä selosteessa kuvatuista tiedoista yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Voit myös pyytää lain mukaiset tiedot asiakastietojesi käytöstä ja luovuttamisesta sekä selvityksen epäillystä perusteettomasta käsittelystä. Lokitietopyyntöihin sovelletaan asiakastietolain erityissäännöksiä.

Osoita tietosuojaa koskeva pyyntö tietosuojavastaavalle. Autamme tarvittaessa pyynnön tekemisessä ja ohjaamme sen oikealle rekisterinpitäjälle. Henkilöllisyys varmistetaan tarpeellisella tavalla. Älä lähetä suojaamattomassa sähköpostissa henkilötunnusta tai arkaluonteisia tietoja; pyydä ensin ohje turvalliseen toimittamiseen.

Tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeuspyyntöihin vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjen monimutkaisuus tai määrä edellyttää lisäaikaa, määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Jatkosta ja sen syistä ilmoitetaan ensimmäisen kuukauden aikana. Jos pyyntöä ei voida toteuttaa, kerromme syyt ja käytettävissä olevat oikeussuojakeinot.

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos katsot henkilötietojesi käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä. Lisätiedot ja asiointiohjeet: https://tietosuoja.fi.

 

12 Selosteen päivittäminen

Selostetta päivitetään henkilötietojen käsittelyn tai lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen seloste julkaistaan osoitteessa www.annu.fi/tietosuoja. Olennaisista käsittelyn muutoksista tiedotetaan asianmukaisesti. Hailerin käsittelyalueita ja mahdollisia kansainvälisiä siirtoja koskevat tiedot täydennetään viipymättä palveluntarjoajalta saatavan selvityksen perusteella.